10 claves para escribir “formal mails or e-mails”

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Tienes que escribir un email en inglés formal, y estás acostumbrado al día a día sin dar mucha importancia a los detalles. Tras nuestra experiencia enseñando a millones de alumnos a aprender inglés online, en este artículo os contamos 10 claves a tener en cuenta para causar un buen impacto en tus emails:

Subject:

1. Debe ser corto, conciso y claro, si incluir información que sea estrictamente necesaria. Por ejemplo: Meeting Budget 2022, pero no incluyas elementos de saludo, ni es un resumen del cuerpo del mensaje…

Greeting:

2. Siempre se debe empezar con Dear en lugar de Hello o Hi ya que estos son otros tipos de saludo para correos informales. La expresión con Dear puede tener varios formatos:

• Dear Mrs. Brown (Mr, Mrs, Miss)
• Dear Ani Brown
• Dear Sir or Madam (si no conoces a la persona)
• Dear Ms (si no conoces el estado civil)

*Es importante tener en cuenta que debemos colocar una coma después del “greeting” (Dear Sir,)

3. En el cuerpo del mensaje siempre hay que realizar una pequeña presentación de quien soy y el objetivo:

• My name is …
• I am contacting you to…, I am emailing in reference to …

*Be careful con las abreviaturas en los escritos formales. Aunque sea un email no debemos usarlas.

Body of email:

4. Podríamos utilizar la regla del 5, con un objetivo de ser muy claros y concisos en el mail: usar un máximo de 5 párrafos, con 5 líneas como máximo por párrafo, y con pocas palabras por línea.
5. No uses “capital letters” porque pueden ser percibidas como un signo de enfado o de gritar sin ser entendido correctamente.
6. No uses emoticonos ni tipos de letra diferente y muy informal, ya que no transmitirán el mensaje de la forma adecuada, y condicionarán la visión del remitente.
7. Usa un estilo verbal directo, si es posible en ”direct speech”, para que el mensaje sea lo más claro y real posible. El uso de “passive voice and conditionals” puede ser mal entendido en los mensajes cortos o resultar pedante.

Closing:

8. Siempre hay que mostrar una actitud de agradecimiento, educación y positividad. Para ello, podemos utilizar expresiones como las siguientes que reflejan esa actitud:

• I look forward to hearing from you
• Thanks in advance
• If you have any questions, do not hesitate to contact me …

9. La despedida junto a tu firma permite transmitir un efecto de respeto y cercanía que debemos aprovechar

• Yours sincerely, faithfully, cordially…
• Name + last name, position en la empresa y forma de contacto

10. Es importante tener presente que si no conocemos el nombre de la persona a quien va dirigido el mail (Dear Sir/Madam,…), en la despedida debes usar “Yours faithfully”, pero si por el contrario sí conoces el nombre de la persona a quien envías el correo (Dear Mr. Jones,…), la despedida se expresa con “ Yours sincerely”.

Como breve resumen, es importante recordar que los mails formales usan vocabulario diferente a los no formales. Algunos ejemplos de ello son los siguientes:

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